Outlook – Gagner du temps et s’organiser
Exploiter les fonctionnalités avancées
Durée : 2 jours (14 heures)
Résumé
Outlook, en tant qu'outil d'organisation et de communication, joue un rôle crucial dans notre efficacité individuelle et collective. Cette formation vise à vous donner une maîtrise fonctionnelle d'Outlook et à vous aider à personnaliser l'outil selon les besoins de votre activité.
Public visé
✓ Tout utilisateur débutant sur Outlook (version 2013 et suivantes).
Prérequis
✓ Avoir suivi le stage "PowerPoint - Débutant" (réf. BUR010) ou avoir un niveau de connaissances équivalent.
Objectifs pédagogiques
✓ Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
✓ Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
✓ Centraliser ses notes et idées dans OneNote.
✓ Faciliter le travail collaboratif.
Evaluation
✓ Évaluation des compétences acquises via un questionnaire en ligne intégrant des mises en situation.
Programme
Avant
- Une vidéo : "Gérer efficacement ses e-mails".
Pendant - En groupe
1 - Personnaliser Outlook pour l'adapter à son activité
- Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
- Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
- Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.
2 - Traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité
- Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP.
- Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche.
- Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte à lettres.
- Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement.
- Enregistrer des actions rapides pour les usages courants.
- Transformer un message en rendez-vous ou en tâche.
- Collecter rapidement une information : les boutons de vote.
- Informer de son absence.
3 - Gérer ses contacts
- Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution.
- Échanger des cartes de visite.
- Importer, exporter des contacts.
- Opérer un publipostage.
4 - Planifier, organiser et prioriser ses activités
- Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
- Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
- Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité.
- Définir des échéances et mettre en place des rappels.
5 - Organiser le travail collaboratif
- Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
- Organiser des réunions.
- Déléguer et suivre des tâches.
6 - Matériel et logiciel utilisé
- Pour les formations réalisées en salle, dans nos centres de formation, un ordinateur et l’accès au logiciel dans les versions appropriées sont fournis.
- Pour les formations à distance, chaque participant devra être équipé du logiciel objet de la formation, sur l’ordinateur qui lui servira à suivre la classe virtuelle.
Après - Mise en œuvre en situation de travail
- Une activité personnalisée à vos enjeux qui vous permettra de transposer en situation de travail : "planifier et tenir les priorités de la semaine".
Autres moyens pédagogiques et de suivi
Compétence du formateur : Les experts qui animent la formation sont des spécialistes des matières abordées et ont plusieurs années d'expériences d'animation. Nos équipes ont validés à la fois leurs connaissances techniques (certifications le cas échéant) ainsi que leur compétence pédagogique.
Suivi d'exécution : Une feuille d'émargement par demi-journée de présence est signée par tous les participants et le formateur.
Modalités d'évaluation : Évaluation des compétences acquises via un questionnaire intégrant des mises en situation.
Chaque participant, à l'issue de la formation, répond à un questionnaire de satisfaction qui est ensuite étudié par nos équipes pédagogiques en vue de maintenir et d'améliorer la qualité de nos prestations.